Veel makelaarskantoren kennen dezelfde uitdaging: Alle dossiers netjes bijgehouden, taken aangemaakt, maar het overzicht is versnipperd. Een deel zit in het hoofd, een deel zit in het systeem en zo ineens duiken er weer Excel-lijsten, losse tools of externe planborden op. En dan is het ook nog maar de vraag of de gewenste processen wel gevolgd worden zoals is afgesproken. Het gevolg? Onrust, onnodige afstemming en het gevoel dat je achter de feiten aanloopt.
Met de combinatie van Kolibri Boards en Kolibri Workflows borg je niet alleen jouw processen, maar hou je ook het overzicht. In dit blog nemen we je mee in hoe deze modules elkaar versterken.
Werken met Kolibri Boards
Kolibri Boards geeft je visueel inzicht in alles wat er speelt binnen jouw kantoor. Je richt een board in rondom het traject van het verkopen van een huis, helemaal op jouw manier. Ieder dossier krijgt een plek op jouw planbord en beweegt mee door deze fases.
Je ziet op deze manier in één oogopslag hoe het ervoor staat, en desgewenst zien jouw collega’s dat ook. Vanuit boards zie je niet alleen de status van een dossier, maar ook wie verantwoordelijk is, welke taken nog openstaan en klik je gemakkelijk door naar het dossier zelf. Al het nodige overzicht op één centrale plek.
Boards maak je voor je team of jezelf en deel je desgewensd met specifieke collega’s. Tijdens een overleg kijk je samen naar het planbord en is de stand van zaken in een oogopslag duidelijk.
Kolibri Workflows voor automatiseringen
Met workflows leg je gemakkelijk vast wat jouw processen zijn. Je bepaalt de taken die bij een proces horen, wie deze uitvoert en op welke termijn. In plaats van steeds een nieuwe taak aan te maken en alle stappen te onthouden, start je met één klik jouw workflow met bijbehorende takenlijst. En deze workflows pas je volledig aan op de manier hoe jij en jouw makelaardij werken.
De taken uit een workflow komen op de plekken waar je gewend bent: Bij het object, in de tijdlijn en het takenoverzicht. Zo blijft jouw makelaardij uniform werken, ongeacht welke collega werkt aan een dossier.
Hoe Boards en Workflows samenwerken
Los van elkaar zijn Boards en Workflows ideale tools voor de bedrijfsvoering in jouw makelaardij. Want het liefst ben je bezig met dat wat er toe doet: Huizen verkopen en persoonlijk klantcontact. Maar ondanks dat je zo min mogelijk tijd kwijt wilt zijn aan randzaken, wil je deze alles wel op orde hebben.
Met Boards krijg je het inzicht en met Workflows zorg je dat de juiste stappen worden gevolgd. En deze werken met elkaar samen. Wanneer je een dossier of kaart verplaatst naar de volgende fase in een verkooptraject, wordt er een workflow met door jou ingerichte taken gestart. Dit is niet alleen handig voor verkooptrajecten, maar zet je ook in voor inverkoopname of andere interne projecten zoals de onboarding van een nieuwe collega, financiele administratie en zelfs marketing.
Voortang wordt niet alleen visueel zichtbaar, maar zet ook iets in gang. Ga je van voorbereiding naar documenten verzamelen? Dan staan alle taken om bijvoorbeeld de lijst van zaken, VVE-documenten en meer op te vragen bij verkopers direct klaar. Verplaats je een dossier van ‘onder bod’ naar ‘verkocht’, dan staan alle vervolgstappen die jij wilt nemen om een dossier af te sluiten ook klaar in Kolibri.
Voor ieder proces in jouw makelaardij heb je de mogelijkheid om een Workflow aan te maken met een Board, die aansluit op jouw werkwijze. Wat dit je oplevert? Inzicht en structuur.
Workflows en Boards: een ijzersterke combinatie
Met de inzet van Workflows en Boards, werk je nog slimmer aan jouw dossiers en bedrijfsdoelen. Een paar voordelen uitgelicht:
- Minder fouten en meer grip
Processen liggen vast in workflows, zo werken jij en jouw team volgens dezelfde, afgesproken structuur. Je vergeet geen stap, en een nieuwe of veranderde stap in een proces pas je een keer aan in de workflow. Je bent minder afhankelijk van het geheugen of de ervaring van collega’s en hebt altijd een uniform overzicht. - Sneller schakelen als team
Omdat iedere collega werkt vanuit hetzelfde overzicht en op dezelfde manier, wordt samenwerken makkelijker. Je weet altijd wat de stand van zaken is van een dossier en kunt focussen op dat wat aandacht nodig heeft zonder eerst alles uit te pluizen. Daarnaast is overdracht voor verlof of ziekte nog makkelijker. - Meer tijd voor wat echt telt
Je bespaart tijd door automatiseringen, hoeft minder te schakelen tussen systemen en teamoverleggen gaan sneller dan ooit. Met de combinatie Boards en Workflows heb je meer tijd voor dat wat er echt toe doet.
Aan de slag met Workflows en Boards
Workflows vind je in Kolibri onder jouw Instellingen > Automatiseringen > Workflows. We hebben bij de lancering hiervan een aantal makelaars gevraagd om hun favoriete workflow vast te leggen. Voor zowel verhuur als verkoop staan er workflows klaar voor verschillende stappen in het verkoopproces. Deze activeer je met een muisklik, of pas je aan wanneer je dat wilt.
Boards maak je gemakkelijk aan vanuit het dashboard in Kolibri. Collega Joey legt je in deze video in 3 minuten uit hoe je aan de slag gaat met Boards.
Tot 1 juli 2026 is Kolibri Boards volledig kosteloos te gebruiken. Hierna is Boards 8 euro per medewerker per maand. Dat is nog minder dan een kop koffie per week voor meer overzicht, gemak en structuur binnen jouw makelaarskantoor.
Hulp bij de werking en het inrichten van Boards en Workflows? Plan vrijblijvend een demo!
