Je werkt in jouw makelaardij dagelijks met gevoelige informatie en persoonsgegevens. Denk aan contactgegevens, identiteitsbewijzen, financiële documenten en alles rondom de aan- of verkoop van een woning. De mensen waarmee je werkt vertrouwen erop dat hier zorgvuldig mee wordt omgegaan.
Steeds vaker zijn grote datalekken in het nieuws. Om makelaars verder te helpen hebben we een aantal praktische tips op papier gezet.
Wij doen ons deel, jij dat van jou
Ons team werkt doorlopend aan de beveiliging, veilige opslag van data en betrouwbare verwerking van gegevens binnen Kolibri en onze andere software. Maar dataveiligheid gaat verder dan alleen goede en veilige software. Hoe er dagelijks wordt gewerkt in de software, en alle processen daarbuiten spelen een grote rol.
Hoewel veilige software de basis is, ontstaan veel datalekken niet door een technisch mankement, maar door menselijk handelen. Bijvoorbeeld door zwakke wachtwoorden, phishing, onbeheerde apparaten of het verkeerd en te lang opslaan van persoonsgegevens.
De onderstaande tips kosten je weinig tijd, maar leveren wel veel op: minder risico, een nette administratie en klanten die met een gerust hart hun gegevens aan jou toevertrouwen.
1. Bewaar niet langer dan nodig
Heel praktisch: Hoe minder er is om uit te lekken, hoe minder er mis kan gaan. Plan periodiek een moment om dossiers te controleren, sluiten en weg te gooien wat je niet meer nodig hebt. Oude contactgegevens van geïnteresseerden, afgeronde dossiers of verouderde klantinformatie.
Volgens de AVG is er niet direct een vaste bewaartermijn, maar is dit in de basis niet langer dan nodig voor het doel waarmee je de gegevens hebt verzameld. Het advies is dan ook: Verwijder wat je niet meer nodig hebt. En een mooi bijkomend voordeel: Je creëert direct meer overzicht in jouw administratie en CRM.
2. Sterke en unieke wachtwoorden waar je zuinig op bent.
Een zwak of hergebruikt wachtwoord maakt jouw systemen kwetsbaar voor mensen die je liever niet in jouw software hebt. Met toegang tot één enkel gebruikersaccount kan iemand vaak al bij alle data in de software waarmee je werkt.
Een wachtwoordmanager lost dit in één klap voor je op. Tools als Lastpass, Onepass of Zoho Vault genereren lange, unieke en veilige wachtwoorden, maar slaan deze ook veilig voor je op. Daarmee kun je ook afscheid nemen van die post-it waar een wachtwoord op staat die aan je scherm hangt of dat Excel-bestand vol wachtwoorden.
3. Zet tweestapsverificatie (2FA) aan
Ook een sterk en uniek wachtwoord kan gestolen worden via phishing, in een datalek of met malware. Hiervoor hebben we tweestapsverificatie (2FA) in Kolibri. Dit is een extra stap na het inloggen met je gebruikersnaam en wachtwoord. Afhankelijk van de software die je gebruikt wordt na het inloggen een code gevraagd die bijvoorbeeld via SMS of e-mail wordt verstuurd of via een authenticator-app wordt aangemaakt.
Binnen Kolibri is tweestapsverificatie mogelijk. Ga hiervoor in Kolibri naar Instellingen > Algemeen > Tweestapsverificatie. Zet ‘m aan, het kost je nog geen minuut van je werkdag.
4. Beperk het aantal actieve apparaten
Elk apparaat waarop jij en collega’s zijn ingelogd is een ingang naar jouw gegevens en die van klanten. Binnen Kolibri hebben we een controlefunctie ingebouwd die zorgt dat je niet op meer plekken dan nodig bent ingelogd. In het kort betekent dit dat je voor iedere gebruikersaccount op één computer of laptop, één tablet en één telefoon tegelijkertijd kunt inloggen.
Controleer af en toe welke apparaten er (onnodig) actief zijn en log uit wanneer nodig. Zo sluit je de deur op ieder apparaat dat je bent vergeten.
Ben je vergeten uit te loggen op kantoor en ga je een dagje thuiswerken? Geen zorgen! Kolibri geeft je de mogelijkheid om op afstand uit te loggen.
5. Deel geen accounts onderling
Het lijkt efficiënt om een account voor meerdere collega’s te gebruiken. Maar in de praktijk levert dit meer risico’s en problemen op dan het oplost.
Bijvoorbeeld wanneer een collega uit dienst gaat. Het wachtwoord moet gewijzigd worden en vervolgens gedeeld met de overgebleven collega’s. Dit gebeurt niet altijd, waardoor oud-werknemers ongemerkt toch toegang houden tot klantgegevens.
Ook doet dit afbreuk aan de veiligheidsmaatregelen binnen Kolibri. Denk aan tweestapsverificatie (tip 3) die zijn nut verliest en het apparaatlimiet per gebruiker (tip 4), waardoor collega’s elkaar onbedoeld kunnen uitloggen.
6. Vergrendel je scherm
Simpel, maar in de praktijk wordt het vaak vergeten. Een onbeheerde laptop op kantoor of tijdens een bezichtiging is, net als deze tip, een open deur.
Zet je MacBook in sluimerstand (met bijv. Control + Command + Q) of vergrendel Windows (met bijv. Windows-knop + L). Maak er een automatisme van om je scherm te vergrendelen zodra je wegloopt, ook als je even snel een bak koffie haalt. Zo gepiept.
7. Houd software up-to-date
Nieuwe updates maken onze software beter. Niet alleen met nieuwe functies, maar ook beveiligingsverbeteringen. Zorg er daarnaast voor dat besturingssystemen, browsers en programma’s altijd up-to-date zijn. Soms worden updates juist uitgerold omdat er een kwetsbaarheid opgelost is, dan wil je niet te lang wachten.
Updates binnen Kolibri
Ons team werkt dagelijks aan nieuwe features en verbeteringen. Benieuwd welke updates we uitrollen? Bezoek onze update pagina!
8. Maak het bespreekbaar op kantoor
Bij de meeste datalekken en beveiligingsproblemen ligt de menselijke factor aan de grondslag. Een verkeerd verzonden e-mail, data op plaatsen waar deze niet hoort, gedeelde wachtwoorden. Bespreek eens in een teamoverleg hoe er op jouw kantoor met klantgegevens wordt omgegaan en maak er afspraken over. Hoe groter het bewustzijn, hoe kleiner de kans op fouten.
Aan de slag met dataveiligheid
Dataveiligheid blijft actueel en heb je niet in een keer afgevinkt. We hopen dat je met deze tips toch met weinig moeite een grote stap kunt zetten om het de norm te maken. Je beschermt niet alleen jouw kantoor en imago, maar vooral de verkopers, kopers en woningzoekers die op jou vertrouwen.
In de tussentijd blijven wij bouwen aan een steeds veiligere Kolibri-omgeving. Heb je vragen over de veiligheidsmogelijkheden binnen Kolibri? Neem gerust contact op met ons team.
