Je bent druk met het beoefenen van jouw vak en het runnen van jouw makelaarskantoor. Dit komt met uitdagingen op gebied van productiviteit, overdracht, overzicht en veel meer. Daar kun je je handen aan vol hebben.
Bij Kolibri zijn we ontzettend enthousiast over de Kanban werkwijze. Een bewezen werkwijze waarbij je jouw werk en dat van collega’s op zo’n manier organiseert, dat je van alle lopende dossiers, processen en projecten in een oogopslag ziet wat de status is.
In dit blog nemen we je mee in deze werkwijze, waarom dit interessant is voor jouw makelaarskantoor en hoe je hiermee gemakkelijk aan de slag kunt met Kolibri Boards.
Wat is de Kanban werkwijze?
Kanban is een werkwijze die draait om het overzichtelijk maken van het werk. In plaats van taken te onthouden op eigen lijstjes, of intern te verspreiden met mails, lijstjes en gesprekken, vind je alle taken op een vaste plek op een centraal planbord.
Een planbord bestaat uit verschillende kolommen die de verschillende fases van het werk weergeven. In de basis zijn dit bijvoorbeeld Te doen, Bezig, Wacht op iets en Klaar.
De fasen van jouw werkzaamheden
Je bepaalt zelf wat de fasen zijn. We geven je een voorbeeld van hoe dit er voor jouw makelaardij uit kan zien.
- Nieuwe relaties
Alles rondom het werven van verkopers, intakes en in verkoopname. - Voorbereiding
Foto’s en video’s, plattegronden, advertentieteksten, verkoopstrategie. Alles om de woning te publiceren. - Actieve verkoop/bezichtigingen
Bezichtigingen plannen, contactverzoeken afhandelen, biedingen begeleiden, contact met de verkoper. De stappen na publicatie van een object. - Onder bod
Het afhandelen van biedingen, contact met de notaris, afstemming tussen koper en verkoper. - Verkocht
De afrondende fase om het dossier af te ronden, waar ook de overdracht bij hoort.
Je hebt op een planboard, zoals Kolibri Boards, alle vrijheid om zo veel of weinig mogelijk fasen te hanteren in jouw dagelijkse werk. Zo lang het maar past bij jouw werkwijze.
Overlegstructuur
Met Kanban pas je een gemakkelijke overlegstructuur toe. Wat je bespreekt is afhankelijk van de frequentie, maar in alle gevallen is het belangrijkste dat iedereen weet wat er speelt en welke werkzaamheden stagneren.
Dagelijks of meerdere keren per week
Een kort overleg van maximaal 10 minuten waarin de status van alle kaarten worden toegelicht. Je doorloopt dan de kolommen van links naar rechts, of bespreek dit per persoon. Sluit af met kaarten die vast staan, wij noemen dit een ‘stuck’. Waarom is dit de status en hoe kun je hier als team een bijdrage aan leveren?
Wekelijks
Een update van de belangrijkste zaken. Voor jouw makelaardij is dit bijvoorbeeld welke nieuwe klanten binnen zijn gekomen of welke objecten zijn verkocht.
Tweewekelijks
Ons development team werkt in ‘sprints’ van 2 weken. Tweewekelijks wordt er teruggekeken naar de afgeronde taken, en wordt besloten hoe de agenda van de komende twee weken eruitziet.
Wat je ook kiest
Zorg dat de frequentie die je kiest past bij jullie werkwijze en de cultuur van jouw kantoor. Besluiten in een overleg kun je direct zichtbaar maken door kaarten te verplaatsen, toe te wijzen of aan te passen. Zo wordt een teamoverleg meer dan een praatmoment, maar juist een praktisch middel om de planning te stroomlijnen, overzicht te bewaken en de dag te starten met dezelfde prioriteiten.
Waarom interessant voor jouw kantoor?
Naast dat iedereen in jouw kantoor op een uniforme manier werkt, wordt samenwerken binnen een dossier makkelijker en is de stand van zaken voor alle lopende dossiers zichtbaar. Zo ben je minder tijd kwijt aan afstemming, onderlinge overdracht bij verlof en heb je beter zicht op de prioriteiten in het dagelijkse werk.
De voordelen samengevat:
- Een compleet overzicht van alle lopende dossiers en taken, met stand van zaken. Dat geeft rust en overzicht.
- Inzicht in voortgang en status in een oogopslag. Essentieel voor makelaars en officemanagers. Niet meer rondvragen wat de status is, hoe een project ervoor staat
- Gemakkelijke overdracht bij (langdurig) verlof, personeelswisselingen of vakanties.
- Volledig op maat in te richten, zo sluit het aan op de werkwijze van jouw kantoor en ben je zeker van uniforme processen en kwaliteit.
- De planning en stand van zaken worden gedeelde kennis, en zijn niet afhankelijk van een officemanager, planner of individuele collega.
- Volledig geïntegreerd in Kolibri. Wanneer je Kolibri Boards gebruikt, is jouw planboard volledig geïntegreerd met de bekende Kolibri Taken en Kolibri Workflows. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een workflow te starten wanneer je een kaart verplaatst naar een specifieke kolom. Taken die aan een kaart zijn gekoppeld vind je ook terug bij het relevante object of relatie.
Waarom wij zo enthousiast zijn
Binnen Kolibri werken wij zelf ook volgens de Kanban methode, juist daarom zijn we hier zo enthousiast over. Het helpt ons om binnen verschillende teams grip te houden op wat er speelt, zonder vast te zitten aan strakke schema’s of lange lijstjes met taken. We zien elke dag wat er loopt, wat er niet loopt en waar we elkaar kunnen helpen. Dat geeft rust in een organisatie met veel zelfsturing.
De voordelen van Kanban die wij binnen Kolibri ervaren zijn productiever samenwerken, meer overzicht en concretere overleggen. Samenwerken gaat makkelijker omdat we weten wat er speelt in onz e eigen werkdag of die van een team of collega. Ondanks dat iedereen de baas is over zijn eigen planning, weet iedereen wat er speelt. Ook gaan teamoverleggen sneller en doelgerichter door naar dezelfde planborden te kijken. Zo duurt onze dagstart met ons klantteam nooit langer dan 15 minuten, meestal zijn we zelfs klaar in 5 minuten. Na dit overleg weet iedereen wat ons team gisteren heeft gedaan, wat er vandaag gepland staat en bij welke taken, projecten of opdrachten ondersteuning nodig is.
Het overzicht, de betere samenwerking en efficientie gaven ons de inspiratie om Kolibri uit te breiden met Boards. Wij zijn enthousiast en gunnen het jou en jouw collega’s om ook zo te werken. We kennen kantoren die al volgens Kanban werken, door Boards beschikbaar te maken in Kolibri wordt onze slimme software steeds meer de basis voor makelaarskantoren in heel Nederland. Wij zijn enthousiast, en gunnen jou dit ook.
Aan de slag met Kolibri Boards
Productmanager Joey heeft een video opgenomen over hoe je werkt met Kolibri Boards. In 3 minuten legt hij je alles uit wat je moet weten. Bekijk de video hier.
Kolibri Boards is gratis te gebruiken tot 1 juli 2026.
